Realizzare rapportini di lavoro efficaci

Tot works tot reports

Avere traccia sicura e precisa delle varie attività lavorative è un elemento cruciale per un’efficiente svolgimento delle attività lavorative. In tal senso, risulta molto utile la compilazione dei cosiddetti “rapportini di lavoro” o “work reports” all’inglese: si tratta di documenti compilati da tecnici e/o professionisti laddove si trovino a svolgere un lavoro presso un cliente (per esempio di manutenzione o di assistenza) o ancora nella fasi di gestione di un cantiere.

Le tipologie di rapportini sono molteplici e tra le più note abbiamo sicuramente quelle legate ai cantieri edili per l’avanzamento dei lavori, a opera di tutti coloro che allestiscono il cantiere stesso e vi lavorano. Essi tornano utili anche – se non soprattutto – in un periodo come questo, segnato dall’emergenza pandemica, durante la quale anche l’attività edile spesso ha dei risvolti “smart” (come segna il seguente articolo de “Il Sole 24 Ore”:   https://www.ilsole24ore.com/art/con-virus-cantiere-diventa-smart-ADqBcBK). Molto conosciuti sono poi i reports concernenti l’intervento diretto, per manutenzioni o installazioni, compilati da vari professionisti o da figure tecniche (quali, per esempio, idraulici, piastrellisti ecc…).

Perché sia davvero utile, occorre che il rapportino contenga l’insieme esatto delle operazioni che sono state svolte presso il cliente, la lista dei materiali utilizzati, spese accessorie laddove presenti, ore di intervento, nonché ogni altro tipo di informazione che possa aiutare a stilare la fattura, che il cliente andrà a pagare come consultivo. Difatti, non è rara la presenza di imprevisti nelle situazione sopracitate, cosa che de facto impedisce la preventivazione del totale finale (perlomeno con precisione); il rapportino serve proprio a venire incontro a questi inconvenienti, nonché a determinare con correttezza il numero di ore di ciascun dipendete su un cantiere, così da rendicontare più facilmente le spese ai clienti.

Lavorare: farlo bene e scriverlo ancora meglio

Vista la nutrita presenza di categorie di rapportino – come si accennava poco sopra – è importante che nel report siano presenti, di tipo in tipo, tutte le voci necessarie. Onnipresenti e immancabili sono però alcuni elementi:

• data;
• denominazione del cliente;
• ore effettuate durante la giornata;
• minuziosa descrizione di ciò che è stato fatto e di ciò su cui si è intervenuto (con gli eventuali materiali utilizzati nel processo).

Questo appurato, nel concreto vi sono diversi modi per la realizzazione del rapportino. I tradizionalisti sceglieranno la via cartacea: il più grande limite, in questo caso, è costituito dalla rendicontazione; i dati, infatti, dovranno essere riportati sul PC per la creazione della fattura finale (con un conseguente doppio impiego di tempo ed energie).

Optando per un file Excel, tutto scorre molto fluidamente per interventi singoli; in caso di più operazioni presso il cliente, ci saranno però più files da dover gestire a fine mese, ancora una volta con un dispendio superfluo di tempo e con la possibilità di fare errori.

Per ovviare a questi problemi, la soluzione migliore sarebbe dotarsi di un’applicazione per dispositivi mobili, che possa salvare i dati in un database cloud e che permetta di avere una visione globale di tutte le fasi di lavoro, a maggior ragione al giorno d’oggi, quando i software forniscono appunto una grande mano per questo tipo di documentazione (come riportato, tra l’altro, anche da “Il Sole 24 Ore”: https://www.ilsole24ore.com/art/tempi-lavoro-clienti-e-parcelle-software-da-prezzo-tutto-AE1QrbEF). Tra le applicazioni disponibili sul mercato, si segnala quella prodotta dalla software house Valeprog e che verrà qui di seguito descritta nella sue linee essenziali; per maggior informazione vi rimandiamo alla pagina https://valeprog.it/blog/Come-creare-un-rapportino-di-lavoro-efficace/.

Realizzazione di un rapportino di lavoro con lo smartphone

L’app in questione, una volta configurata e collegata a un database online, permette di creare in maniera assai semplice un rapportino di lavoro. Dall’apposita schermata, difatti, selezionando un nuovo rapportino, dovranno essere inseriti obbligatoriamente i cinque dati richiesti (data, numero commessa, cliente – quest’ultimo selezionabile da un menù a tendina previo inserimento nell’area amministrativa del database online –  cantiere, descrizione).

Occorrerà dunque premere sul pulsante “Aggiungi”, nel caso in cui si vogliano inserire dettagli opzionali (altri operatori, dettaglio ore, dettaglio materiale).

Compiuta la precedente operazione facoltativa, si potrà salvare il rapportino premendo sull’apposito pulsante: questo verrà quindi memorizzato sulla memoria dello smartphone e inviato al database in cloud. Qui sono visualizzabili tutti i dati ed è possibile generare dei report divisi per cliente o per lavoratore, filtrare i risultati per cantiere e/o per commessa, nonché esportarli per una più facile elaborazione; sempre da quest’area online si possono monitorare in tempo reale i progressi dei lavori di ogni cantiere o di ogni cliente, così da organizzare in maniera pienamente efficiente il loro andamento.