Ridurre i costi di elaborazione delle fatture con la fatturazione elettronica

Quanto costa alla tua azienda pagare in ritardo ogni anno, perché le fatture vengono perse o si impiega una quantità esorbitante di tempo per la posta ordinaria e per l’approvazione del pagamento? Queste domande rendono estremamente accurata la stima dei costi.

Spesso i processi cartacei rendono difficile il calcolo accurato dei costi. Ciò che potrebbe non essere così evidente a prima vista sono i numerosi compiti manuali che sono “seppelliti dalla carta”. Ad esempio, quanto tempo impiegano le persone della tua organizzazione a inserire manualmente i dati della fattura?

Molti imprenditori scoprono di risparmiare oltre il 60% sui costi di elaborazione delle fatture pagabili ogni anno e sentono di avere un vantaggio competitivo nell’adottare un processo scalabile per la crescita.

L’implementazione semplice e diretta è una preoccupazione comune, sia per gli acquirenti che per i fornitori. Le aziende sono spesso dissuase dall’adottare nuove tecnologie a causa del tempo necessario per avviare l’implementazione delle soluzioni automatizzate.

La fatturazione elettronica non è un processo che in genere richiede anni per essere completato, la maggior parte delle aziende inizierà concentrandosi prima su un gruppo di venditori, che hanno il maggior volume di fatture, la comunicazione viene inviata a quei fornitori spiegando il cambiamento del processo e fornendo informazioni su come impostare il proprio account online, con le informazioni di contatto dell’help desk in caso di domande.

Queste comunicazioni sono seguite da e-mail e telefonate dal team, per garantire la partecipazione dei fornitori, che sono generalmente aperti alla conversione verso la fatturazione elettronica, perché sanno che riceveranno i pagamenti più rapidamente e avranno una riduzione dei costi, inoltre l’automazione delle fatture consente ai responsabili finanziari di concedere l’accesso in sola lettura agli auditor, per vedere facilmente tutte le fatture organizzate con tutti i dettagli di pagamento.

Con la fatturazione elettronica i fornitori hanno maggiore flessibilità nell’invio delle fatture agli acquirenti e indipendentemente dal metodo, la tua azienda potrà avere il controllo e la visione d’insieme su tutte le fatture in un unico punto.

Una sfida consistente è quella di coinvolgere sempre più fornitori all’utilizzo di queste piattaforme elettroniche, affinché l’iniziativa di automazione abbia successo è fondamentale che tutti i fornitori siano integrati nel più breve tempo possibile.

In media se una società passa a un sistema di fatturazione elettronica riesce a convertire all’adozione di questo sistema il 35% dei fornitori, costruendo in questo modo anche la chiave del suo successo. Si prevede che tale percentuale nel tempo aumenterà, in quanto sempre più aziende riconoscono i vantaggi in termini di costi e risparmio di tempo dell’automazione delle fatture.

Grazie alla formazione e alla facilità d’uso sarà possibile favorire l’adozione di questi sistemi da una sempre maggiore quantità di fornitori, che comprenderanno l’importanza dell’invio elettronico delle fatture e che l’implementazione e la revisione dei processi aziendali esistenti può avvenire in maniera semplice e senza stravolgere tutto. Come fare fatturazione elettronica? Su Savino Solution puoi scoprire tutti i vantaggi di quest’attività.

Dopo aver implementato un sistema per la fatturazione elettronica, subito si può notare il miglioramento dei controlli e una maggiore visione d’insieme delle spese, il tutto risparmiando tempo, riducendo i costi di elaborazione e semplificato gli audit annuali attraverso l’archiviazione elettronica.

Nonostante i risultati siano migliori con la fatturazione elettronica, ancora molti operatori si affidano ai processi di fatturazione manuale e la maggior parte delle aziende riceve ancora fatture cartacee, indipendentemente dal fatto che utilizzino un software apposito o meno.

La fatturazione elettronica è dunque un investimento per il reparto amministrativo dell’azienda, essendo la soluzione migliore per aumentare l’efficienza e il controllo riducendo al contempo i costi di elaborazione delle fatture pagabili.